간결한 커뮤니케이션

맥킨지의 보고ㆍ대답 기술‥2개는 부족하고 4개는 복잡…상대방 설득할땐 `3의 매직` 써라

엘리베이터 스피치…
승강기 타고 내리는 짧은 시간
60초안에 상대방을 사로잡아라
'프렙' 을 활용하라…
PointReasonExamplePoint
사례ㆍ데이터 보여주며 설득

지금 당신은 바쁜 고객사의 최고경영자와 간신히 시간 약속을 잡았고,획기적인 프로젝트 제안을 위해 프레젠테이션을 시작하려고 합니다. 중요한 제안을 하려는 순간 고객의 휴대폰이 울립니다. 고객의 급한 일정으로 프레젠테이션이 갑자기 취소됐습니다. 일단 프레젠테이션이 취소되면 고객사의 부하 직원들，그러니까 실무자들에게 굉장히 나쁜 시그널을 주죠.상사의 입장에서 볼 때 이 프로젝트가 별로 중요하지 않다는 메시지를 주기 때문입니다. 이 프로젝트는 설명하기도 전에 치명적인 약점을 갖고，그래서 다음 일정을 잡는 데 어려움이 많아집니다. 어쩌면 제안하기 전에 폐기 처분 통보를 받은 셈인지도 모릅니다. 당신이라면 이런 때 어떻게 하시겠습니까.

#엘리베이터 스피치의 힘

이런 문제를 해결하기 위해 탄생한 것이 맥킨지 컴퍼니의 '엘리베이터 스피치'입니다. 맥킨지는 세계 최고의 경영전략 컨설팅 회사로 1926년 미국에서 출범했습니다. 톰 피터스，오마에 겐이치 등 맥킨지 출신의 유명한 컨설턴트들도 많이 있고，미국 MBA들이 입사하고 싶은 기업 선호도 1~2위를 오르내리는 기업이기도 합니다.

앞서 말씀드린 상황에서 맥킨지 컨설턴트는 이런 교육을 받습니다. '최고경영자를 쫓아가서 간략하면서도 핵심적인 내용 중심으로 프레젠테이션을 설명하라!' 엘리베이터를 타고 움직이는 60초 정도의 짧은 시간에 상대를 설득하는 방법，'엘리베이터 스피치'입니다. 이 방법을 사용하면 고객이 그 제안에 흥미를 느끼게 되고,그 자리에서 다음 프레젠테이션 날짜를 잡을 수 있습니다. 일반적인 컨설턴트는 프레젠테이션이 취소되면 사무실에 남아서 부하 직원과 향후 일정을 토의합니다. 그런데 맥킨지 컨설턴트는 엘리베이터 스피치를 위해 최고경영자를 쫓아갑니다. 그래서 최고경영자에게 향후 일정을 바로 약속받습니다. 굉장히 적극적인 방법이죠.

#간결 커뮤니케이션을 배워라

엘리베이터 스피치는 이렇듯 고객에게 자기의 의견을 제안하는 방식으로 많이 쓰이고 있습니다. 그리고 이것이 발전해 상사에게 핵심적인 내용을 보고하고 대답하는 스킬로도 활용되고 있죠.앞으로는 공(公)과 사(私)의 구분 없이 간결 커뮤니케이션의 유용한 도구로 발전할 전망입니다.

맥킨지는 엘리베이터 스피치 훈련 방법과 함께 인지심리학적 학습법，현장보고 기술，사실에 근거한 대답 기술，논리적으로 반박하는 기술，설득력을 높이는 기술，보고를 받는 사람에 대한 이해의 기술 등 다양한 기술을 진화시켰습니다. 이를 총칭해서 '맥킨지 보고대답 기술'이라 하는 것이죠.

이런 맥킨지식 학습에는 또 하나의 특징이 있습니다. 과거 학습방법은 지식 · 이론 중심용으로 눈과 뇌를 주로 사용했습니다. 이에 비해 맥킨지식 보고 · 대답 기술은 실무에 즉각적으로 활용하기 위한 것이기 때문에 사례 중심으로 습득하게 됩니다. 또 손과 입과 귀를 추가적으로 사용해서 더 나은 효과를 학습한다는 개념입니다.

#'매직3' 기술로 설득력 높이기

맥킨지식 보고 · 대답 기술 중에서도 설득력을 높이는 기술인 '매직3'에 대해 이야기해 볼까요. 전화번호 국번이 세 자리면 잘 외워지는데 네 자리면 잘 안 외워집니다. 왜 그럴까요. 세 자리의 경우엔 앞，중간，마지막 숫자식으로 기억을 하니까 쉽습니다. 그런데 네 자리가 되면 두 번째 숫자와 세 번째 숫자 순서가 헷갈리는 거죠.이와 마찬가지로 어떤 사항에 대해 세 가지로 이야기를 하면 상대방이 쉽게 이해하는 원리，이것이 '매직3'입니다.

문제의 원인이나 대안을 제시할 때 한 개의 항목만 내놓으면 단순하고 깊이가 없게 느껴집니다. 두 개를 제시하면 뭔가 부족해 보이죠.그런데 세 개를 제시하면 다양한 관점에서 여러 가지 안(案)을 내놓을 수 있고,상대가 쉽게 기억하게 됩니다. 문제 원인이나 대안거리가 네 개 이상이면 굉장히 복잡하게 느껴지기 때문에 중요하지 않은 것을 삭제하고 세 개만 말하는 것이 가장 좋습니다.

예를 들어보죠.당신은 의류업체 상품기획팀장입니다. 임원진과 기획회의를 하던 중 우리 회사가 히트 상품을 자주 만들기 위한 성공요건이 무엇이냐는 질문을 받았습니다. 이때 당신은 이렇게 대답하는 겁니다. "히트 상품을 만들기 위한 성공요소에는 세 가지 방법이 있습니다. 첫째，고객과 시장의 트렌드 변화를 적시에 파악해야 합니다. 둘째，트렌드에 맞춘 상품을 디자인해야 합니다. 셋째，경쟁사보다 세 배 빠르게 출시하는 스피드가 필요합니다. "

이처럼 숫자를 제시하면서 이야기하면 힘이 있으면서도 간결하고 설득력이 높아집니다. 여기에 손가락을 활용하면 '매직3'가 더욱 강화됩니다. 말을 하면서 첫째，둘째，셋째라는 수를 제시할 때 손가락으로 표현하는 연습을 자주 하시기 바랍니다. 그러면 '매직3'에 빨리 익숙해지고 설득력을 높이는 효과도 얻을 수 있습니다.


#프렙으로 설득，아래하로 반론

또 다른 설득력 강화법으로 '프렙(PREP:Point Reason Example Point)'이 있습니다. 프렙은 논리적이고 설득적으로 자기 의견을 제시하는 방법으로,짧게 자기 주장을 피력하는 데 가장 알맞은 기법이라고 말씀드릴 수 있습니다. 쉬운 사례로 설명해 볼까요. 아이가 배고프면 엄마에게 밥을 달라고 말을 합니다. "엄마，밥 줘.배고파 죽겠어.밥 줘." 간단한 말인데도 아주 논리적입니다. 먼저 "엄마" 상대를 지칭합니다. 그 다음에 "밥줘"라며 자기 주장을 합니다. 다음은 "배고파 죽겠어." 왜 밥을 달라는지 근거를 말해요. 배고프니까 밥을 달라는 거죠.마지막에 증명을 합니다. 배고프면 죽는다는 거죠.객관적인 사례나 데이터로 주장이나 이유에 대해 설득력을 높이는 것입니다. 그러니까 결론적으로 밥을 달라고 자기 주장을 다시 강조합니다.

여기에는 '아래하 기법'으로 반론할 수 있습니다. 어떤 주장에 대해서 반대 주장을 할 때 사용하는데,먼저 상대의 주장을 앞세우면서 말을 하는 것이 좋습니다. 그러면 상대의 주장에 대해서 충분히 들었고 존중한다는 의미가 있습니다. 예를 들어 보죠.밥 달라는 아이에게 엄마는 아래하로 반론을 합니다. "밥 달라고 했는데，밥 못 줘." 상대 주장을 먼저 말하고 반론을 제기합니다. "한 끼 굶어도 죽지 않아." 어떤 근거를 제시하고 있죠."그래서 밥 못 줘." 자기 주장을 재강조합니다.

아이의 주장과 엄마의 반론 중 어느 것이 더 합리적으로 보입니까. 엄마의 주장이 더 합리적입니다. 왜냐하면 배고파서 죽는다는 아이의 주장은 굉장히 비약적이고,한 끼 굶어도 죽지 않는다는 반론이 훨씬 신뢰가 가기 때문이죠.

프렙 강화법은 일단 자기 주장이 깔끔해야 합니다. 말할 때 더듬거나 늘어지면 주장의 권위가 떨어집니다. 그래서 자기 문장으로 다듬어서 만들고,자신의 말로 채득해야 합니다. 주장의 근거에는 객관적이고 신뢰성 있는 데이터를 이용해야 하고요.

아래하로 반론할 때도 주장에 대한 권위를 높이기 위해 객관적 데이터가 필요하죠.그러기 위해서는 객관성 있고 신뢰성 있는 데이터를 이용해야 합니다. 책이나 인터넷을 자주 보며 정보를 많이 축적하는 것도 설득력 있는 말하기의 바탕임을 잊지 마시기 바랍니다.